Inspección de Trabajo y fichajes: qué pide, cómo actúa y qué multas pone (2026)
La Inspección de Trabajo pide el registro diario de jornada de los últimos cuatro años, con la hora concreta de inicio y fin de cada persona, y debe poder consultarse de forma inmediata en el centro de trabajo. Suele reclamar además el registro de horas extra, los resúmenes de los contratos a tiempo parcial, contratos, nóminas y cuadrantes, y comprueba que todo cuadre entre sí. No tener registro o tenerlo incompleto se multa con entre 751 y 7.500 €; falsearlo, con hasta 225.018 €.
Que la Inspección de Trabajo llame a la puerta ya no es una lotería: el control del tiempo de trabajo es uno de sus objetivos declarados como prioritarios, y en 2024 realizó 9.097 actuaciones sobre el registro de jornada y otras 38.686 sobre tiempo de trabajo y horas extraordinarias, con más de 20 millones de euros en sanciones según la Memoria anual de la ITSS. Lo primero que pide en casi todas ellas es lo mismo: el registro diario de jornada. En esta guía te contamos exactamente qué documentación solicita, cómo actúa el inspector, qué plazos tienes y cómo dejarlo todo preparado para que una visita se quede en un trámite.
¿Qué pide la Inspección de Trabajo sobre los fichajes? La respuesta rápida
La Inspección pide el registro diario de jornada de tus trabajadores: un registro con el horario concreto de inicio y de fin de la jornada de cada persona, de cada día trabajado, conservado durante los últimos cuatro años y disponible de forma inmediata en el centro de trabajo. Lo exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores desde el 12 de mayo de 2019. Junto a los fichajes, suele reclamar el registro de horas extraordinarias, los resúmenes mensuales de los contratos a tiempo parcial, contratos, nóminas, cuadrantes y calendario laboral, y comprueba que todo cuadre entre sí. No tener registro, tenerlo incompleto o no poder mostrarlo se sanciona con multas de 751 a 7.500 € por infracción.
¿Cómo llega una inspección: visita sorpresa, citación o requerimiento?
Una actuación inspectora puede empezar de tres maneras, y conviene conocerlas porque los plazos son distintos:
- Visita al centro de trabajo, sin previo aviso. Es totalmente legal: el artículo 13 de la Ley 23/2015 faculta a los inspectores a «entrar libremente en cualquier momento y sin previo aviso en todo centro de trabajo». Solo necesitan acreditar su condición; no hace falta orden ni notificación previa (la excepción es el domicilio particular, relevante en teletrabajo).
- Citación en las oficinas de la Inspección. Recibes un escrito con una fecha de comparecencia y la lista de documentos que debes llevar. El plazo lo fija la propia citación; en la práctica suele rondar los 10 días hábiles.
- Requerimiento documental electrónico. Cada vez más frecuente: la Inspección cruza datos (jornadas contratadas, cotizaciones, altas y bajas) y envía requerimientos a través de notificación electrónica pidiendo documentación concreta, sin visita física.
Sea cual sea la vía, las actuaciones de comprobación pueden extenderse hasta 9 meses (ampliables a otros 9 en casos complejos, según el artículo 21 de la misma ley), y el inspector puede examinar cualquier documentación con trascendencia laboral y de Seguridad Social, obtener copias y exigir la comparecencia del empresario.
¿Qué documentación concreta te va a pedir?
En una actuación sobre tiempo de trabajo, la lista habitual es esta:
| Documento | Qué comprueba el inspector |
|---|---|
| Registro diario de jornada (hasta 4 años atrás) | Que existe, que está completo (todos los días, todas las personas) y que recoge la hora concreta de inicio y fin |
| Registro de horas extraordinarias y resúmenes mensuales | Que las horas extra se registran día a día, se totalizan y el resumen se entrega con la nómina (art. 35.5 ET) |
| Totalización mensual de los contratos a tiempo parcial | Que se registra la jornada día a día y se entrega al trabajador el resumen mensual de horas (art. 12.4.c ET) |
| Contratos de trabajo | Que la jornada pactada coincide con la realmente trabajada según los fichajes |
| Nóminas y justificantes de pago | Que las horas que aparecen en los fichajes se pagan y cotizan (especialmente las extra) |
| Calendario laboral, horarios y cuadrantes de turnos | Que los fichajes son coherentes con los horarios planificados y los descansos entre jornadas |
| Convenio colectivo aplicable | Los límites de jornada y los acuerdos sobre el sistema de registro |
| Documentación del sistema de fichaje | Cómo se organiza el registro y si se consultó a los representantes de los trabajadores antes de implantarlo |
La palabra clave es coherencia. El inspector no mira los fichajes de forma aislada: los cruza con contratos, nóminas, cuadrantes y cotizaciones. Un registro impecable donde todo el mundo ficha exactamente de 9:00 a 17:00 todos los días puede ser tan sospechoso como no tener registro, porque no refleja la variabilidad de una actividad real.
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Empieza gratis¿Qué comprueba exactamente en el registro de jornada?
El Criterio Técnico 101/2019 de la propia Inspección detalla en qué se fija el inspector:
- Que el registro existe y es diario. Resúmenes semanales o mensuales sin detalle por día no cumplen.
- Que recoge el horario concreto de inicio y fin de la jornada de cada persona trabajadora. Un total de horas sin horas de entrada y salida no basta.
- Que está disponible de forma inmediata. Los registros deben poder consultarse en el propio centro de trabajo durante la visita, en pantalla o impresos. El objetivo declarado del criterio es evitar que los datos puedan alterarse entre la visita y su aportación posterior. Si tu registro está en la nube, cumple: basta con poder mostrarlo al momento.
- Que es fiable e invariable. El sistema debe garantizar que los datos no se pueden manipular a posteriori sin dejar rastro. Aquí es donde las hojas de Excel editables y las plantillas firmadas a final de mes tienen difícil defensa.
- Que refleja la realidad. El inspector puede entrevistar a los trabajadores, observar quién está en su puesto al llegar y pedir el fichaje de ese mismo día para contrastarlo.
Sobre las pausas hay un matiz que conviene conocer: el Estatuto no obliga a fichar cada descanso, pero el criterio de la Inspección es que el tiempo transcurrido entre el inicio y el fin registrados se presume trabajo efectivo, y es la empresa quien debe demostrar lo contrario. Registrar las pausas largas (como la comida) juega a tu favor.
¿Qué multas puede ponerte por los fichajes?
El incumplimiento del registro de jornada es una infracción grave tipificada en el artículo 7.5 de la LISOS, con estas cuantías:
| Situación | Calificación | Multa |
|---|---|---|
| No llevar registro de jornada, llevarlo incompleto o no conservarlo 4 años | Grave | 751 € – 7.500 € (grado mínimo 751-1.500 €, medio 1.501-3.750 €, máximo 3.751-7.500 €) |
| Falsear los registros | Muy grave | 7.501 € – 225.018 € |
| Negarse a mostrar los registros o impedir la actuación inspectora (obstrucción) | Grave (muy grave en los casos más severos) | 751 € – 7.500 € (hasta 225.018 €) |
Tres consecuencias adicionales que duelen más que la multa base:
- La sanción se aprecia por empresa, y puede multiplicarse por cada centro de trabajo afectado.
- En contratos a tiempo parcial sin registro, el contrato se presume celebrado a jornada completa salvo prueba en contrario (art. 12.4.c ET): la empresa puede acabar pagando diferencias salariales y de cotización.
- Si los fichajes destapan horas extra no pagadas ni cotizadas, se añaden las infracciones correspondientes en materia salarial y de Seguridad Social, con sus propias sanciones y liquidaciones de cuotas atrasadas.
Las cifras de 2024 dan idea de la intensidad: 1.869 infracciones en materia de registro de jornada, con 2,99 millones de euros en multas, y 13.681 infracciones por tiempo de trabajo y horas extraordinarias, con 17,2 millones — en conjunto, un 9 % más de sanción que el año anterior. Y la propia Inspección ha señalado el tiempo de trabajo y las horas extra entre sus áreas de actuación reforzada para 2026, con campañas en sectores como la hostelería y el transporte.
¿Cuánto tiempo tienes para aportar los fichajes?
Depende de cómo se inicie la actuación. En una visita, el registro de jornada debe poder consultarse en el momento: la disponibilidad inmediata es parte de la obligación, y «se lo mando la semana que viene» ya es un incumplimiento (además de un posible indicio de que el registro se va a fabricar a posteriori). En una citación o requerimiento, el plazo es el que fije el propio escrito. Si de la actuación deriva un acta de infracción, tendrás 15 días hábiles para presentar alegaciones.
El inspector también puede optar, en incumplimientos formales subsanables, por un requerimiento de subsanación en lugar de multa directa: te da un plazo para corregir (implantar el registro, completarlo, cambiar el sistema). Ignorar un requerimiento convierte casi con seguridad la siguiente visita en acta de infracción.
¿Vale un registro en papel o en Excel si viene la Inspección?
Con la normativa vigente, sí: el artículo 34.9 no impone un formato, y el papel o la hoja de cálculo son legales si son diarios, completos, fiables y consultables al momento. El problema es práctico: ante un inspector, demostrar que una plantilla de Excel no se ha rellenado el día anterior es casi imposible, y los huecos, los olvidos y las jornadas idénticas cantan.
Además, este escenario tiene fecha de caducidad: el Gobierno tramita un real decreto que hará el registro horario exclusivamente digital, con acceso remoto para la Inspección y sin periodo transitorio previsto una vez se publique en el BOE. Si sigues fichando en papel, adelantarte es la forma barata de evitar dos migraciones.
Checklist: cómo dejar tus fichajes listos para una inspección
- Registro diario con hora de inicio y fin de cada persona, incluidas las que teletrabajan.
- Sin huecos: procedimiento documentado para olvidos de fichaje (quién corrige, cómo queda trazado el cambio).
- Cuatro años de histórico conservado y exportable en un formato legible (PDF o CSV).
- Consulta inmediata en el centro: cualquier responsable debe poder mostrar los fichajes de hoy y de hace dos años en cinco minutos.
- Horas extra registradas, totalizadas y entregadas en resumen mensual junto a la nómina — y reflejadas en ella. Aquí tienes cómo registrar y pagar las horas extra correctamente.
- Tiempo parcial al día: registro diario y resumen mensual de horas entregado a cada trabajador.
- Coherencia total entre fichajes, contratos, cuadrantes y nóminas antes de que la cruce el inspector.
- Sistema fiable e inalterable: cada fichaje con marca de tiempo y usuario, sin ediciones silenciosas.
Si quieres el contexto completo de la obligación (quién está obligado, qué datos debe incluir el registro, cómo implantarlo paso a paso), lo tienes en nuestra guía completa del registro de jornada en España.
Fuentes
- Estatuto de los Trabajadores, arts. 34.9, 35.5 y 12.4.c (BOE, texto consolidado)
- Real Decreto-ley 8/2019, que introdujo el registro obligatorio de jornada (BOE)
- LISOS, arts. 7.5, 40 y 50 (BOE, texto consolidado)
- Ley 23/2015, Ordenadora del Sistema de Inspección de Trabajo y Seguridad Social, arts. 13, 21 y 22 (BOE)
- Criterio Técnico 101/2019 de la ITSS sobre actuación en materia de registro de jornada
- Memoria anual 2024 de la Inspección de Trabajo y Seguridad Social