Guía completa del registro de jornada en España (2026)
Desde el 12 de mayo de 2019, todas las empresas españolas están obligadas a registrar a diario la jornada de sus trabajadores, con la hora concreta de inicio y fin, y a conservar esos registros durante cuatro años (art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores). Incumplirlo es una infracción grave con multas de 751 a 7.500 €. En esta guía te explicamos qué exige exactamente la ley en 2026, cómo cumplirla paso a paso y qué va a cambiar con el nuevo real decreto de registro horario digital.
El registro de jornada es obligatorio en España desde el 12 de mayo de 2019 para todas las empresas con trabajadores por cuenta ajena, tengan 1 o 1.000 empleados. Lo exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, introducido por el Real Decreto-ley 8/2019: hay que registrar cada día la hora concreta de inicio y de fin de la jornada de cada persona, conservar los registros durante cuatro años y tenerlos a disposición de los trabajadores, de sus representantes y de la Inspección de Trabajo. No llevarlo es una infracción grave con multas de 751 a 7.500 €. Y en 2026 la obligación está a punto de endurecerse: un nuevo real decreto obligará a que el registro sea exclusivamente digital.
Esta guía reúne todo lo que una pyme necesita saber para cumplir hoy y estar preparada para lo que viene.
- Qué es el registro de jornada y qué ley lo regula
- Qué empresas están obligadas
- Qué datos debe incluir el registro
- Cuánto tiempo hay que conservar los registros
- Si sigue valiendo el papel o el Excel
- Qué cambia con el real decreto de registro digital
- Multas por incumplir
- Qué pide la Inspección de Trabajo
- Cómo implantarlo paso a paso
- Qué método de fichaje elegir
- Teletrabajo, autónomos y casos particulares
¿Qué es el registro de jornada y qué ley lo regula?
El registro de jornada es la anotación diaria, trabajador por trabajador, del horario concreto en que empieza y termina su jornada laboral. Es una obligación de la empresa, no del empleado: la empresa debe garantizar que el registro existe, es fiable y se conserva.
La obligación nace del Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo, que añadió el apartado 9 al artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores. Unos meses después, el Tribunal de Justicia de la UE la reforzó: en su sentencia de 14 de mayo de 2019 (asunto C-55/18, CCOO contra Deutsche Bank) declaró que los Estados miembros deben imponer a las empresas un sistema «objetivo, fiable y accesible» de medición de la jornada.
Estas son las normas que conviene tener localizadas:
| Norma | Qué establece |
|---|---|
| Art. 34.9 del Estatuto de los Trabajadores | Obligación de registro diario de jornada, conservación 4 años y acceso de trabajadores, representantes e Inspección |
| RDL 8/2019 | Introduce el registro obligatorio (en vigor desde el 12-5-2019) y tipifica su incumplimiento como infracción grave |
| LISOS (RDL 5/2000), arts. 7.5 y 40 | Tipifica las infracciones en materia de jornada y fija las cuantías de las multas |
| Ley 10/2021 de trabajo a distancia | Confirma el registro horario en teletrabajo y actualiza las cuantías de la LISOS |
| Guía del Ministerio de Trabajo | Criterios prácticos oficiales: pausas, medios válidos, conservación y organización del registro |
¿Qué empresas están obligadas al registro horario?
Todas las empresas con al menos un trabajador por cuenta ajena, sea cual sea su tamaño, sector o tipo de contrato. Una pyme de 2 empleados tiene exactamente la misma obligación que una multinacional: registro diario, conservación de 4 años y acceso para la Inspección. También aplica a contratos a tiempo parcial, temporales y en período de prueba.
¿Hay excepciones?
Muy pocas. Quedan fuera del artículo 34.9:
- Personal de alta dirección (relación laboral especial del art. 2 ET).
- Autónomos sin empleados: nadie registra su propia jornada. Si el autónomo tiene contratados, debe registrar la jornada de sus trabajadores.
- Relaciones laborales de carácter especial, que se rigen por su normativa propia.
- Colectivos con registros específicos ya regulados, como los trabajadores móviles del transporte por carretera (tacógrafo, RD 1561/1995).
El trabajo a distancia no es una excepción: los teletrabajadores fichan igual, como veremos más abajo.
¿Qué datos debe incluir el registro de jornada?
Como mínimo, el horario concreto de inicio y de finalización de la jornada de cada trabajador, cada día. No basta con dar por reproducido el horario teórico del contrato o del convenio: el registro debe reflejar lo que ha ocurrido realmente ese día.
El sistema concreto se organiza mediante negociación colectiva o acuerdo de empresa o, en su defecto, por decisión del empresario previa consulta a los representantes legales de los trabajadores.
¿Hay que registrar las pausas?
No es estrictamente obligatorio, pero la guía oficial del Ministerio de Trabajo recomienda registrar las pausas que no cuenten como tiempo de trabajo cuando no estén claramente predeterminadas en convenio o contrato. Si solo constan la hora de entrada y la de salida, todo el tiempo intermedio puede presumirse trabajado, y esa presunción juega en contra de la empresa.
¿Y las horas extraordinarias?
Tienen su propio registro, anterior y distinto: el artículo 35.5 del Estatuto exige computar día a día las horas extra y entregar al trabajador un resumen junto con la nómina. Un buen registro de jornada es además la única forma realista de acreditar cuándo hay horas extra y cuándo no. El límite de 80 horas al año, cómo se pagan y cotizan en 2026 y qué pasa si se reclaman sin registro lo explicamos en horas extra: registro obligatorio, límite de 80 horas y cómo pagarlas.
¿Cuánto tiempo hay que conservar los registros y quién puede consultarlos?
Los registros deben conservarse durante cuatro años y permanecer a disposición de tres colectivos: los propios trabajadores, sus representantes legales y la Inspección de Trabajo y Seguridad Social.
«A disposición» significa accesibles en cualquier momento en el centro de trabajo: si un inspector se presenta, la empresa debe poder mostrar los registros en ese momento, no «enviarlos en unos días». Cualquier trabajador puede además pedir copia de sus propios registros, algo cada vez más habitual en reclamaciones de horas extra.
¿Sigue siendo válido el registro en papel o en Excel en 2026?
Hoy, sí — pero tiene los días contados. La norma vigente admite cualquier sistema, en papel o telemático, siempre que garantice información fiable, inmodificable y no manipulable a posteriori. En la práctica, una hoja de firmas o un Excel cumplen mal ese requisito: se rellenan a final de mes, se pierden y son fáciles de alterar, y la Inspección lo sabe.
Además, el nuevo real decreto de registro horario digital prevé exactamente eso: el fin del papel y del Excel como sistemas válidos. Si estás montando ahora tu sistema de fichajes, empezar en papel es empezar por algo que tendrás que rehacer en meses.
¿Qué cambiará con el nuevo real decreto de registro horario digital?
El Gobierno ultima un real decreto que hará el registro exclusivamente digital para todas las empresas, con asientos inalterables y trazables y acceso remoto de la Inspección de Trabajo. A fecha de agosto de 2026 todavía no se ha publicado en el BOE: tras el dictamen crítico del Consejo de Estado de marzo de 2026, el texto está en ajuste final y se espera su aprobación en las próximas semanas, con un plazo de adaptación que los borradores fijaban en torno a los 20 días desde la publicación.
Lo analizamos en detalle —qué exige, calendario y cómo prepararse— en nuestro artículo sobre la nueva ley de registro horario digital, que actualizamos con cada novedad de la tramitación.
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Empieza gratis¿Qué multas hay por incumplir el registro de jornada?
No llevar registro de jornada (o llevarlo mal) es una infracción grave del artículo 7.5 de la LISOS, con multas de 751 a 7.500 € según el grado:
| Incumplimiento | Calificación | Multa |
|---|---|---|
| Ausencia de registro de jornada o registro que incumple el art. 34.9 ET | Grave (grado mínimo a máximo) | 751 € – 7.500 € |
| Superar los límites de jornada u horas extra sin registrar | Grave | 751 € – 7.500 € |
| Falsear el registro (fichajes inventados o manipulados) | Puede ser muy grave | 7.501 € – 225.018 € |
Un matiz importante: la multa se impone por infracción, y la Inspección puede apreciar una por cada centro de trabajo afectado, así que en empresas con varios centros la cifra se multiplica.
¿Puede llegar la multa a 10.000 € por trabajador?
Todavía no. Esa cifra, muy repetida en prensa, corresponde a la reforma que pretende sancionar por cada trabajador afectado en lugar de por empresa; requiere cambiar la LISOS y a fecha de hoy no está en vigor. Las cuantías aplicables en 2026 siguen siendo las de la tabla anterior — lo que no quita que la dirección del cambio sea clara: multas más altas y más fáciles de imponer.
¿Qué pide la Inspección de Trabajo cuando visita una empresa?
El control del tiempo de trabajo es una de las campañas permanentes de la Inspección desde 2019. En una actuación típica, el inspector pide los registros de jornada de los últimos meses de trabajadores concretos, los contrasta con contratos, nóminas, cuadrantes y resúmenes de horas extra, y comprueba que los registros estaban disponibles en el momento de la visita.
Las señales que despiertan sospechas son siempre las mismas: registros idénticos día tras día (entrada 9:00, salida 18:00 clavadas todo el mes), hojas firmadas de golpe a final de mes, registros que no existen para parte de la plantilla o que contradicen los correos y turnos reales. Un registro automático y con sello de tiempo elimina de raíz ese tipo de inconsistencias.
Cómo implantar el registro de jornada en tu pyme, paso a paso
Montar un sistema que cumpla la ley no tiene por qué llevar más de una semana:
- 1. Revisa tu convenio colectivo. Algunos convenios ya fijan cómo debe organizarse el registro; ese pacto va primero.
- 2. Decide el sistema y documenta la decisión. Si no hay acuerdo colectivo, la empresa decide previa consulta a los representantes (si los hay). Deja constancia escrita.
- 3. Elige el método de fichaje (siguiente apartado): para una pyme, una app móvil o el fichaje web suelen ser lo más simple y lo único ya alineado con el real decreto que viene.
- 4. Informa a la plantilla por escrito: cómo se ficha, cuándo (entrada, salida y pausas no computables) y qué hacer ante un olvido de fichaje.
- 5. Define el tratamiento de datos. Los fichajes son datos personales: inclúyelos en tu registro de actividades de tratamiento e informa a los trabajadores (RGPD y LOPDGDD).
- 6. Revisa los registros cada mes. Detecta olvidos y horas de más antes de que lo haga un inspector, y conserva todo cuatro años.
¿Qué método de fichaje elegir en 2026?
La comparación honesta, con su validez actual y su encaje con el real decreto que se avecina:
| Método | Válido hoy | ¿Sobrevivirá al RD digital? | Para quién tiene sentido |
|---|---|---|---|
| Papel / hoja de firmas | Sí, con riesgos (manipulable) | No | Nadie: es rehacer el trabajo en meses |
| Excel / plantillas | Sí, con riesgos (manipulable) | No | Transición muy corta |
| App móvil | Sí | Sí | Pymes, equipos en movilidad y teletrabajo |
| Fichaje web (ordenador) | Sí | Sí | Oficinas y teletrabajo |
| Tablet compartida / QR | Sí | Sí | Tiendas, hostelería, almacenes |
| Biometría (huella, facial) | Solo casos excepcionales | Muy restringida | Prácticamente nadie tras el criterio de la AEPD |
Cuidado con la biometría y la geolocalización
Desde la guía de la AEPD de noviembre de 2023, fichar con huella o reconocimiento facial exige superar un listón altísimo (evaluación de impacto, necesidad demostrada y ausencia de alternativa menos invasiva), y en la práctica la AEPD lo considera desproporcionado para el mero control horario: ya ha habido sanciones. La geolocalización en el fichaje móvil es lícita con límites: solo en el momento de fichar, con información previa clara al trabajador y sin rastreo continuo.
¿Cómo se registra la jornada en teletrabajo y otros casos particulares?
Teletrabajo
Los trabajadores a distancia fichan exactamente igual. La Ley 10/2021 exige que el registro refleje fielmente su jornada, incluido el inicio y el fin. Papel y teletrabajo son incompatibles en la práctica: aquí el fichaje desde app o web no es una opción, es la única vía razonable.
Autónomos
El autónomo no registra su propia jornada. Pero en cuanto contrata a su primer empleado, asume la obligación completa respecto a él: registro diario, cuatro años de conservación y acceso para la Inspección.
Empresas con varios centros o turnos
La obligación es por trabajador, no por centro: cada persona debe tener su registro diario esté donde esté, también con turnos rotativos, jornada partida o trabajo nocturno. Y recuerda que la Inspección puede sancionar por cada centro incumplidor.
En resumen: cumplir hoy y no rehacerlo mañana
El registro de jornada lleva siendo obligatorio desde 2019, la Inspección lo revisa de forma sistemática y el salto al registro exclusivamente digital es cuestión de meses. La jugada inteligente para una pyme en 2026 es única: implantar ya un sistema digital sencillo que cumpla la norma actual y la que viene, en lugar de estirar un papel o un Excel que habrá que tirar a la basura.
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