Nueva ley de registro horario digital: qué cambia y cuándo entra en vigor

El registro horario digital obligatorio todavía no está en vigor. A 20 de agosto de 2026, el real decreto que lo regulará sigue sin publicarse en el BOE: el Gobierno aplazó su aprobación en julio y prevé llevarlo al Consejo de Ministros en septiembre. Cuando se apruebe, solo valdrán los sistemas de fichaje digitales y la Inspección de Trabajo podrá consultar los registros a distancia. Y un aviso importante: las multas de "hasta 10.000 € por trabajador" que verás en muchos artículos no están en el real decreto — exigirían una ley que hoy no existe. Aquí tienes qué cambia exactamente según el texto oficial del proyecto, en qué fechas y cómo adelantarte sin sustos.

¿Está ya en vigor el fichaje digital obligatorio?

No. Lo que existe hoy es un proyecto de real decreto — oficialmente, «Real Decreto por el que se desarrolla el texto refundido de la Ley del Estatuto de los Trabajadores en materia de registro de jornada» — que el Ministerio de Trabajo tramita desde que, en septiembre de 2025, decayó en el Congreso la ley de reducción de jornada a 37,5 horas y el Gobierno decidió rescatar por vía reglamentaria la parte del registro horario. El Consejo de Ministros autorizó su tramitación urgente el 30 de septiembre de 2025, el texto pasó la audiencia pública a finales de 2025, pero acumuló dos frenazos en 2026 que explican que aún no haya llegado al BOE.

¿Qué cambia con el nuevo real decreto?

El proyecto mantiene la obligación de registrar la jornada que ya existe desde 2019, pero endurece el cómo. Según el texto sometido a audiencia pública, todas las empresas deberán garantizar el registro diario de la jornada «por medios digitales», con asientos que, una vez practicados, «no puedan ser modificados sin la autorización de la empresa y de la persona trabajadora» y que dejen «una huella clara e indeleble de los cambios». Además, el sistema deberá permitir el acceso de la Inspección de Trabajo «en cualquier momento y de forma inmediata, de manera remota y presencial».

En resumen: el papel y las hojas de cálculo editables dejarán de valer, porque no garantizan un registro fiable e inalterable, y la Inspección podrá revisar los fichajes sin pisar tu oficina.

¿Cuándo entrará en vigor el registro horario digital?

No hay fecha oficial. Con las fuentes primarias disponibles hoy, la cronología queda así:

• 12 de mayo de 2019 — entra en vigor la obligación actual de registro de jornada (RDL 8/2019).
• Septiembre de 2025 — decae en el Congreso la ley de las 37,5 horas, que incluía el registro digital y la subida de multas.
• 30 de septiembre de 2025 — el Consejo de Ministros autoriza la tramitación administrativa urgente del proyecto de real decreto.
• Finales de 2025 — audiencia pública e informes preceptivos.
• 19 de marzo de 2026 — el Consejo de Estado aprueba un dictamen desfavorable (no vinculante), de más de cien páginas, conocido días después.
• 24 de julio de 2026 — Trabajo y Economía acuerdan aplazar la aprobación a septiembre para resolver las objeciones.
• Septiembre de 2026 (previsión) — aprobación en Consejo de Ministros y publicación en el BOE.

Sobre el plazo de adaptación: el texto sometido a audiencia preveía la entrada en vigor a los 20 días de su publicación en el BOE, sin periodo transitorio adicional — uno de los puntos más criticados. El texto definitivo podría ampliarlo, pero a día de hoy no hay nada confirmado: cualquier fecha concreta que leas es una estimación.

¿Por qué se ha retrasado la nueva ley de fichajes?

Por el dictamen del Consejo de Estado de 19 de marzo de 2026, que concluyó que no procedía aprobar el real decreto proyectado. No es vinculante, pero obligó a mover ficha. Sus objeciones principales, según lo publicado:

• Exceso de la vía reglamentaria: considera que el texto impone nuevas obligaciones y cargas que superan lo que puede hacerse por real decreto y exigirían una ley.
• Coste para las pymes: cifra el impacto en unos 868 millones de euros —en torno a 55,4 € por trabajador y año—, concentrado en las empresas pequeñas y medianas.
• Protección de datos insuficiente: el proyecto no concretaba las garantías técnicas del acceso a datos personales.
• Entrada en vigor precipitada: los 20 días desde la publicación se consideran insuficientes para adaptarse.

El 24 de julio de 2026, los ministerios de Trabajo y Economía acordaron aplazar la aprobación a septiembre para retocar el texto, sobre todo en protección de datos. El núcleo —registro obligatorio, digital y accesible en remoto para la Inspección— se mantiene.

¿Qué multas habrá por no fichar digitalmente?

Aquí conviene deshacer una confusión muy extendida. La multa de «hasta 10.000 € por trabajador» que se repite en muchos artículos no figura en el proyecto de real decreto: formaba parte de la ley de reducción de jornada que decayó en el Congreso en septiembre de 2025. Cambiar el régimen sancionador (la LISOS) exige una ley, no un reglamento — de hecho, es una de las razones por las que el Consejo de Estado cuestionó el proyecto. Por tanto, mientras no se apruebe una ley que lo modifique, no llevar registro de jornada seguirá siendo una infracción grave sancionada con entre 751 y 7.500 € por empresa. Dicho esto, el Gobierno ha expresado su intención de recuperar la subida por vía legislativa, así que el riesgo de que las multas acaben individualizándose por trabajador sigue sobre la mesa.

¿Qué es obligatorio hoy, mientras llega el real decreto?

Lo que dice el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores desde el 12 de mayo de 2019: registro diario de la jornada con hora de inicio y de fin de cada persona trabajadora, conservación de los registros durante cuatro años y a disposición de plantilla, representantes legales e Inspección de Trabajo. De momento el papel o el Excel siguen siendo legales, aunque en la práctica la Inspección ya mira con lupa los registros «de plantilla rellenada a final de mes», que son fáciles de invalidar.

¿Cómo puede prepararse una pyme desde ya?

La buena noticia: adaptarse antes de que sea obligatorio es barato y elimina el riesgo de hacerlo con prisas — especialmente si el plazo final se queda en los 20 días del proyecto. Pasos concretos:

• Pasa el registro a digital ya. Cumples la norma actual con más solvencia y el nuevo real decreto no te pillará a contrapié.
• Elige un sistema con trazabilidad: que cada fichaje quede sellado con fecha y hora y no pueda editarse sin dejar huella. Es el requisito central del proyecto.
• Evita la biometría salvo causa muy justificada: la AEPD la restringe desde 2023 y el proyecto exige minimización y proporcionalidad en el tratamiento de datos. El fichaje desde el móvil o una tablet compartida cubre los mismos casos sin riesgo.
• Informa a tu plantilla de cómo se ficha y qué datos se guardan: la transparencia también es un requisito de protección de datos.
• Comprueba que puedes exportar los registros de los últimos 4 años en un formato legible: es lo que pedirá la Inspección, presencialmente hoy y en remoto mañana.

¿Seguirá valiendo el papel o el Excel?

Con la norma actual, sí. Con el nuevo real decreto, no: el texto del proyecto exige registro «por medios digitales», inalterable y accesible telemáticamente por la Inspección, tres cosas que una hoja firmada o un Excel editable no pueden garantizar. Si tu empresa aún ficha en papel, el mejor momento para cambiar es antes de que el cambio sea una obligación con fecha límite.

Referencias

• Proyecto de Real Decreto en materia de registro de jornada — Ministerio de Trabajo y Economía Social (texto sometido a audiencia pública).
• Referencia del Consejo de Ministros de 30 de septiembre de 2025 — La Moncloa (acuerdo de tramitación administrativa urgente).
• Real Decreto-ley 8/2019, de 8 de marzo — BOE (obligación vigente de registro de jornada).
• Estatuto de los Trabajadores, artículo 34.9 — BOE.
• Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS) — BOE (régimen sancionador).

El dictamen del Consejo de Estado de 19 de marzo de 2026 aún no figura en su base de datos pública de dictámenes; sus conclusiones se recogen según la información disponible y la referencia oficial se añadirá en cuanto se publique el texto íntegro.

Última revisión: 20 de agosto de 2026. El real decreto sigue sin publicarse en el BOE. Actualizaremos esta guía en cuanto haya texto definitivo con las fechas y obligaciones exactas.